7 choses à penser pour réussir la soirée de lancement de ta boîte

Quand on lance son entreprise/activité/marque, on peut être tenté d’organiser une soirée de lancement pour marquer le coup ! C’est ce que j’ai fait le 17 octobre dernier (2019), 7 mois après le lancement officiel de l’activité et après le lancement du site. Mieux vaut tard que jamais ! Le but était de rassembler les premiers adeptes du projet, faire connaître Bien dans ta Boite et pouvoir faire une soirée sympathique pour officialiser tout ça. Bien sûr, tout ça n’est pas sans organisation alors je te partage aujourd’hui 7 choses à penser pour réussir la soirée de lancement de ta boite !

#1 : Pourquoi faire une soirée de lancement ?

C’est vrai ça ! Beaucoup de travail et d’organisation pour quelques petites heures de soirée. Personnellement, j’ai choisi de faire cette soirée pour plusieurs choses :

• Réunir le début de communauté qui s’était créée en 7 mois. Beaucoup de membres du groupe Facebook sont venus, des auditeurs du podcast, etc. Ca permettait de tous se rencontrer et de dépasser la barrière de nos écrans.
• Faire connaître Bien dans ta Boite à d’autres personnes qui ne me connaissaient pas. Soit parce qu’ils sont venus à la soirée, soit parce qu’ils ont vu passer la communication (avant et après) de la soirée
• Donner de la crédibilité à Bien dans ta Boite en organisant une jolie soirée. Ca permettait aussi de faire sortir mon entreprise du simple « blog et podcast sympathiques » à quelque chose de plus installé.
• Et enfin, l’envie, tout simplement, après tant de mois de boulot, de pouvoir partager tout ce bonheur. Et je t’assure, ça fait tellement de bien, après tant de travail, de passer une soirée avec des gens qui l’apprécient !

#2 : Penser sa soirée avant de faire quoi que ce soit

Avant de s’embarquer à aller chercher des salles et des dates, il faut déjà penser un minimum sa soirée :

• A quoi veux-tu qu’elle ressemble ?
• Quelles sont tes objectifs avec cette soirée de lancement ?
• As-tu prévu des « animations » ? Si oui lesquelles ? (Cela va surement influencer le choix du lieu)
• La soirée sera-t-elle gratuite ou payante ?

De mon côté, je savais que je voulais une soirée assez simple (pas de grande animation prévue). Je voulaisfaire venir des témoins pour rester dans la logique de Bien dans ta Boite (casser la solitude, montrer qu’on est pas seul dans ses problématiques, mettre en avant les entrepreneur.e.s, etc), et surtout, un aspect networking/rencontres car je sais que c’est ce qui intéresse les entrepreneur.e.s.

Je savais aussi que je voulais quelque chose d’accessible facilement par les transports en commun Lyonnais afin que les gens ne soient pas limités par des problématiques de parking ou autre.

#3 : Trouver un lieu et une date

Une fois qu’on a tout ça, il faut se mettre à chercher des lieux. Alors là, très clairement, c’est la partie que j’aime le moins. J’ai contacté différents lieux (bar, café, restos, coworkings), dont certains n’ont même jamais répondu ! Je te conseille de prendre en compte les critères suivants :

• La localisation du lieu. S’assurer qu’il soit facilement repérable et accessible (parking et/ou transports en communs). Par exemple, étant à Lyon, j’essaye de privilégier des lieux qui restent proches des grands points de Lyon et accessibles via les lignes de métro.
• Le lieu en tant que tel. Colle-t-il à l’image que tu te fais de ta soirée ? Par exemple, de mon côté, il fallait un lieu assez grand pour organiser une partie networking.
• L’image que renvoie le lieu. Personnellement, il y a pleins de cafés très sympathiques dans lesquels je me sens bien. Mais j’ai estimé qu’ils ne collaient pas forcément à l’image que je voulais donner. Et surtout, je n’étais pas sûre que ma cible se sente concernée. Sois donc vigilant.e à ça !
• Eventuellement, les valeurs et le concept du lieu. De mon côté, j’ai opté pour un café-galerie d’art car j’aimais aussi les valeurs que les fondatrices défendent. Résultat ? ça a plutôt bien plu aux gens ! Ils étaient curieux de découvrir le concept et certains ont pris le temps d’admirer les oeuvres d’art pendant la soirée. Comme ça, on fait aussi connaître les artistes : tout le monde y gagne !
• Le prix ! Bien entendu, il faut que tu définisses ton budget pour la soirée et vérifier que la location du lieu rentre dans ce budget
• La sympathie des dirigeant.e.s ! C’est un critère très personnel mais pour une soirée aussi importante, pas question de bosser avec des gens en qui je n’ai pas confiance et avec lesquels je ne m’entends pas. Quand j’ai rencontré Charlotte & Alice, les directrices du café Lyon Particule, le courant est très bien passé ! Je me suis sentie à l’aise, et je me suis dit « c’est là que je dois faire cette soirée! »

Convenir d’une date

Une fois que tu as trouvé le lieu qui te va, qui convient à ta cible, qui est bien placé, qui te parle et avec lequel tu t’entends bien (oui, rien que ça!), il faut convenir d’une date.

Personnellement, mes exigences étaient d’obtenir une date le soir. Si possible, un mardi ou un jeudi (car ce sont les soirs de plus grande affluence). J’étais déjà en retard sur mon planning et Charlotte & Alice n’avait plus qu’une date : le jeudi 17 octobre. C’est un jeudi et c’est mon anniversaire, bingo ! Je me suis dit que ça devait être un signe ?

(NB : Les filles m’ont proposé deux devis :

• Un pour la location de la salle
• Un pour le location + privatisation de la terrasse + un buffet

J’ai choisi la seconde option pour que la soirée plus conviviale!)

#4 : Communiquer sur la soirée

Une fois tout ça au point, je me suis attelée à communiquer sur la soirée.

1/ Faire un visuel pour la soirée (qui ira sur les supports, sur les réseaux sociaux, etc). J’ai réalisé celui-ci ?

Attractif, brandé aux couleurs de Bien dans ta Boite, avec les informations essentielles (où, quand, pour qui?)

2/ Mettre en place la billetterie. Je passe par EventBrite où j’ai renseigné toutes les informations et mis à disposition les 60 places disponibles en gratuit.
NB : Pense qu’il y a toujours des pertes ! Sur un event gratuit, entre un tiers et la moitié des personnes ne viendront finalement pas. Pour ça, je programme des mails automatiques pour rappeler aux gens de me prévenir de leur absence pour que je libère des billets. Malgré tout, une bonne partie ne te préviendra pas. A toi de voir comment tu gères tes billets

3/ Créer un évènement Facebook rattaché à la billetterie pour que les gens puissent prendre leur billet facilement et surtout, être au courant de ta soirée ! Tu peux même envisager un petit budget publicitaire sur Facebook pour pousser ton évènement si tu en as besoin. Ca n’a pas été mon cas mais je l’avais quand même prévu.

4/ Préparer des posts pour tes différents réseaux sociaux pour annoncer la soirée et faire des rappels avant le jour J.

5/ Réaliser (si tu le souhaites) une page sur ton site internet qui préviendra les visiteurs de ton site (qui, peut-être, ne te suivent pas sur les réseaux sociaux)

#5 : Inviter la presse

Tu souhaiteras, peut-être, inviter la presse et/ou des influenceur.ses à ta soirée. Tout ça s’anticipe, évidemment, pour que tu aies le temps de cibler, préparer ton invitation, contacter les personnes, éventuellement les relancer et obtenir des réponses.

Ici, deux options :

• Soit tu connais du monde dans cet univers (journaliste, bloggueur, influenceur) et tu les contactes directement
• Soit il faut les contacter : je te conseille LinkedIn et/ou ta bonne vieille boite mail (pour leur écrire directement ou écrire à la rédaction)
• NB : Selon ton entreprise, tu peux aussi faire appel à des agences de relations presse qui t’accompagneront dans cette démarche.

#6 : S’entourer de photographes/vidéastes

Ensuite, je te conseille, histoire que ta soirée ne soit pas oubliée dans les 3 jours suivants, de t’entourer de photographes et/ou de vidéastes. Ca permettra d’avoir un joli souvenir de la soirée (petit 1) mais aussi (et surtout) de pouvoir communiquer en aval de ta soirée !

Et oui, car la communication ne s’arrête pas à la soirée ! Il faut aussi communiquer ensuite pour remercier les interlocuteurs, donner envie aux absents de venir à la prochaine, montrer que tu as fait salle comble, etc.

De mon côté, j’ai pu être accompagnée par Arnaud Desrue aux photos et par les supers As Frenchies à la vidéo. Ludovic a réalisé une super vidéo de la soirée qui a permis de faire une super communication post-soirée et surtout, de garder un souvenir indélébile de la soirée de lancement de Bien dans ta Boite.

Si tu ne veux/peux pas avoir de photographes et/ou de vidéastes avec toi, pense à :

• Système D ! Demande à des ami.e.s pas trop malhabiles avec leur téléphone de faire des photos. On peut faire de très chouettes photos avec un téléphone !
• Être original ! Pourquoi pas faire venir un peintre pour immortaliser la soirée ? On pourrait imaginer un partenariat avec un artiste qui ferait des peintures de la soirée et/ou des portraits des participants.

#7 : Préparer la soirée

Et enfin, une fois qu’on a fait tout ça, il faut préparer la soirée dans son essence. Préparer ton intervention, briefer les intervenants que tu feras peut-être venir, préparer les animations que tu as prévues, etc.

C’est le moment de penser à tous les détails auxquels on échappe parfois quand on a tout à gérer (communication, démarchage presse, etc) comme par exemple, prévoir des étiquettes pour les participants ! A la soirée, je souhaitais que les gens puissent noter leur nom/prénom/boite sur une étiquette à coller sur leur haut, comme en networking. Heureusement que je l’avais noté sur ma check-list de la soirée car j’avais complètement oublié ! Je m’en suis rappelé la veille (et le stylo, je m’en suis rappelé à 15 minutes de partir …). J’avais tellement la tête dans l’event que j’en avais oublié tous ces petits trucs.

Mon astuce : une check-list (papier ou trello) avec TOUT ce que tu dois faire, du plus petit truc au plus gros, pour être sur de ne pas oublier des trucs.

#8 : Bonus = Être bien entouré.e

Et enfin, un dernier conseil « bonus » : être bien entouré. Surtout si tu es d’un naturel stressé ou tête en l’air, ça te sera bien utile d’avoir des gens de confiance autour de toi. Egalement car, sur place, tu vas être débordé : répondre aux journalistes, accueillir les gens, répondre à des questions sur ta boite et sur la soirée, échanger avec les personnes qui sont venues etc.

Mon conseil : avoir des gens de confiance autour de toi pour te relayer sur ce que tu ne peux pas faire, pour gérer d’éventuels problèmes à ta place et te lancer faire ton seul et unique travail : la représentation de l’entreprise, et éventuellement, venir te prévenir si il y a un problème que toi seul peut régler.

De mon côté, j’ai été vite absorbée en arrivant : des participants étaient déjà sur place, les directrices du lieu avaient des questions, une journaliste voulait m’interviewer, tous ceux qui arrivaient venaient me parler, etc.

J’ai donc demandé à deux amies de longue date de gérer l’accueil des participants et de distribuer les étiquettes à l’entrée, mon compagnon était là pour gérer les merdes de dernière minute (courses imprévues, etc), une amie était missionnée de faire des photos avec son téléphone au cas où, et Alice & Charlotte se sont occupées comme des reines du buffet et j’ai pu me consacrer pleinement à ma soirée et aux participants !

J’espère que tous ces conseils et retours d’expérience pourront t’aider à organiser LA soirée de lancement du siècle ! Une fois la soirée passée, n’oublie pas de communiquer, de remercier tout le monde et bien sûr, de payer la facture de la location ?

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